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合理安排工作和时间

管理论坛      南顺 百香果

     你是不是有这种感觉,好像自己越努力,工作越落后。你好不容易完成一项任务,就会发现还有更多任务等着你。在这样的忙碌中,你很可能失去对工作和生活的掌控,越忙越错,重要的事情一再被拖延,时间和精力都花在了无关紧要的事情上,忙于“救火”的你,心情也越来越暴躁。

  不瞒大家,以前我也曾经陷入过这样狼狈的状态,无力感爆棚。但经过我这几年在南顺与工作的“斗智斗勇”,终于总结出一套行之有效的方法,分享给大家。

  首先,要学会时间管理。

     时间管理,其实管理的还是事情,起效的是心态。今天的工作尽量在今天做完的道理每个人都懂,但为什么还有很多人做不到?我想是因为心态的不一样,主动去完成工作的人,会抓紧时间行动,而被动地被工作推着走的人,总是会想着“还有时间”“没人催我就是不急”,一堆简单的事情积压起来,也会变成压垮骆驼的稻草山。

  因此就算这段时间是淡季,工作相对不那么紧张,我们也不能抱着明天再做的想法,反之更要延续“今日事今日毕”的好习惯,为未知的明天留出足够的时间和精力。

  时间管理,也有一套好的应用工具和执行流程。比如我每天下班前,一定要把明天要做的和想做的事情列出来,再根据事情的重要程度进行排序。比如取批号的最晚期限是明天,那么必须要优先保障明天一定要先完成取批号这件事。工作中难免被突发情况打断进度,这时候就要掌握对不重要的事情说“不”,对重要的事情说“好”的能力,并且能够在“插曲”过后,顺利回归“主旋律”。

  其次,要学会委派、授权他人。工作的难度也有高低之分,我们不是一个人在战斗,我们还有团队的伙伴,所以完全可以把一些不重要的、其他人也能完成的工作交接出去,请求别人的支持,才有余力从事只有我们自己才能完成的、更紧急、难度更大的工作。比如我们跟办房有很多工作交接,但是有时候会分不清界限,经常自己跑去办房追办、跟进度,从而耽误了开单的时间。后来发现当追办不是那么紧急的时候,其实可以交给办房跟办人员,我们好腾出手来做其他事情。

  “80/20 法则”说,把80%的资源花在能出关键效益的20%的方面,这20%的方面又能带动其余80%的发展。每个人的时间和精力有限,面面俱到是不可能的,一定要把宝贵的资源用在刀刃上,重点突破、提质增效。

     第三,要让自己动起来。大家是否也存在这样的情况——遇到难处理的,或者没遇到过的事情,总是下意识把它往后放,甚至没什么事的时候也不去做。其实有时候我们不是懒,是觉得麻烦、觉得不熟悉,每个人都在回避自己觉得难的事情。但是事情不去做,就永远不会做好。我们一定要战胜对未知和困难的回避心态,不妨从最小的工作开始启动,从0到0.1,慢慢到1,总比不做强。就比如说开辅料单,一开始我非常拒绝,觉得辅料又多又麻烦,一不小心就订错了,简直一团乱麻。后来强迫自己动起来,先慢慢地开,一款接一款,只要上手熟悉了,就会越来越得心应手,偶尔遇到没见过的辅料,研究一下也就懂了。真正去做通之后,发现其实问题的难度比我想象的低得多,多做几次就熟练了,世上哪有那么多难事,做了再说。

  最后,要纠正不良坏习惯,避免浪费时间。有些朋友在上班时哈欠连天、精神不集中,效率不高。追问下去,一般都是下班回去沉迷刷微博、抖音,影响了休息。大数据迎合我们的需求,推送的都是我们想看的信息,不知不觉时间就这么浪费了。然后我们会发现,什么新东西都没学到,重要事还没做好,最重要的是还影响了接下来的工作。对于打工人来说,时间宝贵,不可浪费,还是要用在学习提升上更划算。

  大家都是成年人了,我们更要学会高度自律,合理管理精力。通过规律作息、运动和饮食提升我们的能量。在精力最充沛的时候,处理那些最棘手、最困难的工作。如此一来,我们才最有可能在最短的时间内完成这些工作。

  希望我们对待工作时都能热情有加、游刃有余,更合理安排自己的精力时间,提高工作的质量和效率,成为更高效的打工强人。